Wie PetBase 95 % des Kundenservices automatisiert
PetBase bietet Tierhaltern und Fachleuten rund um die Uhr Unterstützung durch KI.
PetBase, eine Datenbank für Tierregistrierungen, hat den Kundenservice mit der Software von Watermelon revolutioniert. KI-Agentin Kim bietet Tag und Nacht Support für Tierhalter und Profis (wie Tierärzte). Das ermöglicht schnellere Antworten auf Anfragen und reibungslosere Registrierungen – mit schnelleren Abläufen, reduzierter Arbeitsbelastung und höherer Effizienz.
Immer erreichbar für Kunden
Viele Anfragen gingen außerhalb der Geschäftszeiten ein – direkte Hilfe war daher früher oft nicht möglich. Mit dem KI-Agenten von Watermelon erhalten Kunden nun Tag und Nacht Antworten auf Fragen zu Chipnummern, Datenänderungen oder vermissten Tieren. Das verkürzt Wartezeiten und entlastet die PetBase-Mitarbeitenden.
Ob tagsüber, abends oder am Wochenende – KI-Agentin Kim ist immer einsatzbereit. „Der KI-Agent hat bei uns wirklich einen Unterschied gemacht“, sagt Denis, Geschäftsführer. „Kunden bekommen sofort die richtige Antwort, ohne auf einen Mitarbeitenden warten zu müssen.“
Effizienter arbeiten durch smarte Automatisierung
Früher kostete das Beantworten von Standardfragen viel Zeit. Doch durch den KI-Agenten ist dieses Problem gelöst. Häufig gestellte Fragen werden nun sofort bearbeitet, sodass sich das PetBase-Team auf komplexere Aufgaben und den persönlichen Kundenkontakt konzentrieren kann. „Wir sehen, dass Kunden jetzt deutlich schneller geholfen wird“, sagt Jorn, Marketer bei PetBase. „Was früher Minuten dauerte, ist jetzt in Sekunden erledigt – das spart enorm viel Zeit und sorgt für ein besseres Erlebnis.“
KI-Agentin Kim ist immer aktuell, denn sie greift über den Web Crawler auf alle Website-Informationen zu. Der Crawler sammelt automatisch URLs und speichert die Infos, wodurch die KI immer intelligenter wird. „Man braucht kein technisches Wissen, um den KI-Agenten einzurichten“, so Jorn. „Dank der einfachen Oberfläche und automatischen Crawling-Funktion kann jedes Unternehmen ganz leicht einen funktionsfähigen KI-Agenten erstellen – ohne Programmierkenntnisse.“
“Während der Feiertage haben wir zwei Wochen lang die Telefonleitungen abgeschaltet – und alles lief reibungslos. Ohne Watermelon hätten wir das nicht so schnell gewagt.“
Ein KI-Agent, der mit PetBase wächst
PetBase hat den KI-Agenten selbst aufgebaut und entwickelt ihn stetig weiter. „Wir probieren gern neue Technik aus“, sagt Denis. „Mit Watermelon geht das ganz einfach – wir nehmen Anpassungen selbst vor und sehen sofort das Ergebnis.“
Der KI-Agent lernt laufend aus den Kundenfragen. „Stellen viele Nutzer eine bestimmte Frage, sorgen wir dafür, dass der KI-Agent sofort eine passende Antwort liefert“, ergänzt Jorn. „So wächst er mit unserer Datenbank und unseren Kunden mit.“
95 % aller Anfragen automatisch beantwortet
Denis berichtet stolz, dass sie ihr ursprüngliches Ziel von 90 % Automatisierung bereits übertroffen haben – 95 % aller Kundenfragen werden nun automatisch beantwortet. „Früher haben wir pro Chat 7 bis 10 Minuten gebraucht“, erklärt er. „Jetzt kostet es uns kaum noch Zeit, da der KI-Agent alles übernimmt.“
Mit Watermelon spart PetBase rund 58 Stunden Kundenservice pro Monat – eine enorme Entlastung für ein Team mit nur zwei Vollzeitkräften. „Diese Zeit nutzen wir jetzt für Verbesserungen und individuelle Betreuung“, sagt Jorn.
Mehr Conversions, weniger Stoßzeiten
In Spitzenzeiten wie Ferien und Feiertagen erhielt PetBase früher viele Anrufe und E-Mails. Dank KI-Agent ist die Belastung nun geringer. „Während der Feiertage haben wir zwei Wochen lang keine Telefonate angenommen“, sagt Denis. „Der KI-Agent hat alles übernommen – ohne Beschwerden.“
Auch die Skepsis gegenüber KI-Agenten ist gesunken. „Anfangs waren viele kritisch, doch nun sehen sie, wie hilfreich unser Agent ist“, erklärt Jorn. „Wir haben ihm sogar beigebracht, etwas langsamer zu tippen – damit es natürlicher wirkt.“
Schnell und benutzerfreundlich
Bei PetBase war nicht nur die Technik entscheidend, sondern auch die Flexibilität und Geschwindigkeit. „Wir wollten eine sofort einsatzfähige Lösung, die mit uns wächst“, erklärt Denis. Dank der Benutzerfreundlichkeit und des Supports durch das Watermelon-Team konnte PetBase den KI-Agenten selbst einrichten und schnell live schalten. „Andere Anbieter brauchen deutlich länger – die schnelle Umsetzung war für uns entscheidend.“
Fazit
PetBase ist überzeugt von der Leistungsfähigkeit der KI und dem Mehrwert von Watermelon. „Wir empfehlen Watermelon allen Unternehmen mit vielen Kundenanfragen, die ihren Service automatisieren möchten“, sagt Denis. „Für uns bedeutet das enorme Zeitersparnis – ohne Einbußen bei der Qualität. Im Gegenteil: Kunden bekommen schnellere und konsistentere Antworten.“
Auch die Bedienfreundlichkeit ist ein großer Vorteil. „Die Plattform ist intuitiv und flexibel. Wir können Anpassungen selbst umsetzen – ideal für Unternehmen wie unseres, die stetig besser werden wollen.“