De toegevoegde waarde van een chatbot in je organisatie
Lisa de Laat
| 3 min
Er zijn verschillende redenen op te noemen waarom het implementeren van een chatbot van grote toegevoegde waarde is voor jouw organisatie. Chatbots zijn namelijk dé manier om bedrijfsprocessen makkelijker en efficiënter te maken. Klanten worden veeleisender en verwachten direct een antwoord terug. Een telefoon die roodgloeiend staat, een overvolle e-mail inbox en medewerkers die het werk maar niet krijgen bijgewerkt. Tijd om de chatbot wereld te gaan verkennen.
Automatiseren van je klantcontact
Chatbots kunnen binnen verschillende afdelingen worden geïmplementeerd. De bekendste is een chatbot binnen de klantenservice. Wij hebben de voordelen alvast op een rijtje gezet.
Vergroot je bereikbaarheid
Gebruikers hebben steeds hogere verwachtingen van de service van een organisatie. Klantenservice medewerkers kunnen maar een beperkte tijd aanwezig zijn. Met een chatbot zorg je ervoor dat je 24/7 bereikbaar bent voor vragen. Veel vragen waar geen medewerker voor nodig is, kunnen zo buiten de openingstijden worden afgevangen.
Bespaar tijd
Wist je dat een goede chatbot meer dan 80% van de klantvragen kan automatiseren? Daarnaast kan een AI-chatbot veel sneller vragen beantwoorden dan een mens. Het beantwoorden van vragen kost voor medewerkers veel tijd. Vaak zitten hier dezelfde vragen tussen die gemakkelijk te automatiseren zijn.
Verlagen van de werkdruk
Klanten weten steeds vaker de weg te vinden naar de verschillende kanalen als ze vragen hebben. Dit zorgt voor overvolle e-mail inboxen, overspoelde social media en telefoontjes. Je ziet soms door de bomen het bos niet meer. Chatbots kunnen helpen bij dit groeiende aantal vragen. Als organisatie wil je namelijk snelle service bieden, maar ook de tijd nemen voor je klanten. Met een chatbot kun je ‘makkelijke’ vragen opvangen en beantwoorden en verlaag je de werkdruk voor de medewerkers.
Verhoging klanttevredenheid en medewerkerstevredenheid
Met een chatbot wil je in ieder geval de klanttevredenheid meetbaar maken. De ervaring leert dat chatbots zorgen voor een hogere tevredenheidsscore. Toch dragen chatbots niet alleen bij aan een verhoogde klanttevredenheid, maar ook aan de medewerkerstevredenheid. Chatbots nemen routinewerkzaamheden uit handen. Op deze manier blijft er voor de medewerkers meer tijd over om complexe klantvragen op te pakken en hier echt de extra stap te zetten voor de klant.
Verschillende kanalen
Klanten hebben tegenwoordig via verschillende kanalen contact met jouw organisatie. Naast het gebruik van websites worden kanalen zoals WhatsApp, Instagram of Facebook Messenger dagelijks gebruikt. Bedrijven moeten dus goed bereikbaar zijn op deze verschillende kanalen. Het is mogelijk om met dezelfde chatbot bereikbaar te zijn op deze verschillende kanalen. Zo zorg je ervoor dat je klanten overal dezelfde service biedt en dat ‘makkelijke’ vragen direct worden opgepakt. Voor de meer complexe vraagstukken staat er een medewerker klaar.
Chatbot binnen marketing en sales
Wij zien vooral gevallen waarin de chatbot wordt ingezet voor het opvangen van veelgestelde vragen binnen de klantenservice. Dit is een logische keuze, maar niet de enige optie. Een chatbot kan ook als doel hebben het aantal leads te verhogen. Natuurlijk moet de chatbot dan op een andere manier opgebouwd worden. Zo zal er meer focus liggen op het uitvragen van gegevens, zodat er sneller contact kan worden opgenomen.
Chatbot binnen HR
Een HR-chatbot is een geautomatiseerde HR-medewerker. Je kunt de chatbot op je website plaatsen, maar ook integreren met WhatsApp, Facebook Messenger, Slack of andere tools die binnen je organisatie worden gebruikt. Wanneer je de chatbot een vraag stelt, zal de bot het juiste antwoord zoeken en aan jou doorgeven. Hierdoor hoeven je HR-medewerkers dan geen tijd aan te besteden.
Je kunt een HR-chatbot op verschillende manieren inzetten en automatisch diverse vragen laten beantwoorden. Hierbij is meer mogelijk dan dat je denkt. Laten we eens wat voorbeelden bekijken.
Vragen vanuit kandidaten
Nieuwe collega’s nodig? De chatbot kan vragen van potentiële kandidaten beantwoorden. Zet de chatbot bijvoorbeeld op je vacaturepagina en laat kandidaten vragen stellen over vacatures of vereisten voor een functie. Je kunt de chatbot gebruiken om alvast de voorselectie van kandidaten te doen. Vraag hun opleidingsniveau, ervaring en minimale salaris uit en wanneer ze voldoen aan de functie kunnen ze hun CV insturen via de chatbot. De chatbot zal de gegevens doorzetten naar een HR-medewerker en die pakt het verder op. Scheelt een heleboel tijd!
Vragen over je organisatie
Je kunt de chatbot ook inzetten om websitebezoekers vragen te laten stellen over je organisatie. Zet de chatbot dan in op de ‘over ons pagina’ en laat klanten vragen stellen over de locatie, bereikbaarheid of openingstijden.
Vragen vanuit interne medewerkers
Heb je er wel eens over nagedacht om een chatbot intern te gebruiken? Laat je werknemers contact opnemen met de chatbot over werkroosters, het indienen van vakantiedagen, feestdagen of declaraties. Plaats deze chatbot eenvoudig op de webpagina van je HR systeem en laat de chatbot deze veelgestelde vragen beantwoorden.
Genoeg redenen om vandaag nog te starten met een chatbot binnen jouw organisatie. Zoals je ziet zijn er tal van mogelijkheden. Wil je meer lezen over hoe andere bedrijven chatbots al succesvol hebben geïmplementeerd? Download de whitepaper.
Gerelateerde artikelen
Best practices
Hoe zet je een chatbot in als sales tool
Bij de meeste bedrijven bestaat het salesteam alleen nog maar uit menselijke medewerkers. Maar door de jaren heen, zien we dat daar steeds meer verandering in komt. Steeds vaker en vaker zien we namelijk één opvallende extra werknemer ...
Best practices
Hoe zet je een chatbot in als virtueel assistent
Een chatbot hoeft geen virtuele assistent te zijn, maar een virtuele assistent is wel een chatbot. Snap je het nog? Geen zorgen, want wij leggen je precies uit hoe de vork in de steel zit. Lees hier meer.