Tips voor een sterke interne communicatie tijdens corona
Alexander Wijninga
| 4 min
Met een crisis die over het land en de rest van de wereld neerdaalt stijgt de onrust bij vele bedrijven. Het COVID-19 virus brengt meer dan alleen gezondheidsmaatregelen mee en het land zit in een lichte lockdown. Het merendeel van de mensen werken thuis, werkzaamheden liggen stil en er is veel onduidelijk. Vragen als ‘Wanneer moet ik me ziek melden?’ of ‘Wat is het thuiswerkbeleid?’ worden rondom gesteld. Je HR, woordvoerder of crisisteam moet iedere vraag beantwoorden, en om onzekerheid te voorkomen wil je dit zo snel mogelijk laten verlopen. Lees hoe je een stabiele factor kan zijn in tijden van enorme onrust.
Het belang van digitalisering is nergens zo prominent naar voren gekomen als tijdens de crisissituatie die het Corona virus met zich mee brengt. Bedrijven die het oog hadden op de korte termijn doelen zullen tegen problemen aanlopen die met behulp van digitalisering eenvoudig verminderd of zelfs verholpen kunnen worden. Het aanbieden van passende tools aan je medewerkers zal helpen in je huidige uitdagingen. Vind hier de belangrijkste tips.
1. Bied zekerheid in onzekere tijden
‘Wanneer kan ik weer naar kantoor komen?’ of ‘Kan ik verlof opnemen?’ zijn vragen die iedere organisatie wel herkend. Wanneer je werknemers lang moeten wachten op antwoord op deze vragen veroorzaakt dit onzekerheid. Je medewerkers horen nieuws vanuit verschillende hoeken en willen weten wat de consequenties zijn voor de organisatie. Vang je deze vragen niet meteen op? Dan komen onzekerheid en stress om de hoek kijken.
Wat je als organisatie natuurlijk wil voorkomen is de rondgang van tweedelijns informatie. Een collega hoort iets van HR, en vertelt dit weer rond onder andere collega’s, voordat dit gegeven überhaupt bevestigd is. Hierdoor komen misverstanden naar voren en creëer je nog meer onduidelijkheid in een al onzekere situatie. Om dit te voorkomen wil je één informatiepunt instellen, niet meerdere kanalen of meerdere mensen. Zo voorkom je gefragmenteerde informatieverstrekking. Dankzij een geautomatiseerde aanpak verzeker je een direct en adequaat antwoord voor je medewerkers doordat de Conversational Assistant altijd dezelfde tone-of-voice aanhoudt.
2. Blijf altijd bereikbaar
Je crisisteam werkt niet dag en nacht. De vragen van je medewerkers stoppen echter niet na 6 uur. Daarnaast kan door een overmacht aan vragen je crisisteam moeilijk bereikbaar zijn, waardoor je medewerkers met hun vragen blijven zitten.
Met een Conversational Assistant sta je ook buiten werktijden klaar voor je medewerkers. Je Conversational Assistant kan meerdere gesprekken tegelijk voeren, op elk moment van de dag. Zo hoeft niemand te wachten op de laatste ontwikkelingen en kun je simpelweg chatten wanneer je daar behoefte aan hebt. Voorkom hierdoor stress en wachttijden, en creëer zekerheid op de werkvloer.
3. Geef de meest recente informatie op één centraal punt
Een FAQ, een crisis campagne en een spreadsheet moeten allemaal voorzien worden van de laatste ontwikkelingen. Deze informatie kan verschillen met de dag. Zo zaten we drie dagen geleden nog massaal op een terras, dat nu niet meer geopend is. Om te voorkomen dat het ‘updaten’ van deze informatie een volledige dagtaak wordt, kun je gebruik maken van een tool die deze informatie eenvoudig verwerkt en op alle kanalen automatisch distribueert. Voeg eenvoudig nieuwe informatie en content toe aan je Conversational Assistant, hij verwerkt het automatisch en beschikt op alle kanalen waarop hij actief is tot dezelfde informatie. Zo voorkom je miscommunicatie, en sta je klaar met het laatste nieuws.
4. Creëer de beste thuiswerk-omgeving
Thuiswerken is voor iedereen anders. De een is blij met wat quality-time rondom het huis, de ander heeft geen focus en beschikt niet tot de juiste tools. Een klantenservice medewerker kan bijvoorbeeld niet zijn/haar vaste telefoon thuis neerzetten. Een beperkte beschikking tot tools kan leiden tot een vertraagd of zelfs stilstaand werkproces.
Voor zowel je servicemedewerkers als je reguliere medewerkers, is het belangrijk dat zij voorzien zijn van de juiste tools. Een callcenter medewerker die thuis werkt, klinkt misschien lastig. Met de juiste technologie zorg je er echter voor dat deze medewerker ook vanuit huis, klaar staan voor klanten.
5. Verlaag de werkdruk
Een afname van middelen gepaard met een toevoer aan klantvragen veroorzaakt stress. De manier van communiceren kan helpen bij het overbrengen van de juiste boodschap en verminderd stress op de (thuis)werkvloer.
Door de eerstelijns klantvragen te automatiseren verlaag je enorm de druk van je medewerkers en daarnaast maak je het werk ook nog leuker. Een Conversational Assistant staat vragen automatisch te woord en biedt bezoekers begeleiding aan naar de juiste plek. Door de kunstmatige intelligentie leert de Assistant vraag variaties herkennen en behandelt hij zo repetitieve kwesties die normaliter terecht zouden komen bij je menselijke medewerkers. Deze Conversational Assistant schakel je in door je huidige beleid en FAQ’s in te voeren. Heb je hier geen tijd voor? Bekijk dan de plug-in Conversational Assistants van Watermelon.
Mits bedrijven elkaar niet helpen en er geen treffende acties worden genomen, komen organisaties stil te staan. Daarnaast kan een Conversational platform op verschillende manieren ondersteuning bieden in tijden van drukte. De crisis communicatie omtrent het virus brengt meerdere complicaties met zich mee, laat Watermelon je ondersteunen.
Meer weten?
Dankzij een Conversational Assistent verlaag je de werkdruk, verhoog je je bereikbaarheid, sta je 24/7 klaar voor je team en ben je up-to-date met de laatste ontwikkelingen. Je team klaarstomen om thuis te werken is met een Conversational Assistant niet nodig, met het alles-in-één dashboard van Watermelon sta je direct klaar voor zowel je medewerkers, als je klanten. Wil je meer weten over hoe je chatbots succesvol inzet? Download de gratis whitepaper door op de onderstaande knop te klikken!
Gerelateerde artikelen
Best practices
Een HR chatbot: wat kan je er allemaal mee?
Bij een chatbot wordt vaak gedacht aan een digitale klantenservice-medewerker. Er zijn echter nog veel meer manieren waarop de bot een waardevolle toevoeging kan zijn aan een organisatie. Door de jaren heen hebben we veel innovatieve ...
Best practices
Upgrade je interne communicatie met een chatbot
De manier van communiceren tussen collega’s is de afgelopen jaren enorm veranderd aangezien de technologische ontwikkelingen hard gaan. Van e-mails tot sociale media en van intranets tot Teams. Communiceren anno 2022 gebeurt ...