Het verhaal van Zone.college
Een online vervanging voor de open dagen leidt toekomstige scholieren en studenten naar de juiste studiekeuze.
Een open dag is voor Zone.college met uitstek het middel om te laten zien waar de onderwijsinstelling voor staat. Toekomstige VO-leerlingen (Voortgezet Onderwijs) bezoeken met hun ouders een locatie en proeven de sfeer door een rondleiding te volgen en met leerlingen en docenten te praten. Ook tijdens de mbo open dagen is het voor toekomstige studenten dĂ© kans om vragen te stellen aan huidige studenten en docenten en een vakopleiding te ervaren met een bezoek aan de praktijklokalen. Maar toen kwam CoronaâŠ
Toen de globale pandemie roet in het eten gooide en de open dagen niet fysiek door konden gaan, besloot Zone.college het over een andere boeg te gooien. Voor de toekomstige mbo-studenten werden paginaâs online gezet, waarbij de websitebezoekers online de open dag konden meemaken. Voor de scholieren van het voortgezet onderwijs, werd een online expeditie in het leven geroepen. Op deze manier konden de scholen online worden bezocht. Met de chatfunctie en de chatbot van Watermelon konden de online bezoekers hun vragen stellen aan leerlingen en docenten van de VO locaties, studenten en docenten van de mbo opleidingen die het Zone.college biedt.
Over Zone.college
Het Zone.college verzorgt groots, groen onderwijs voor alle generaties; van VMBO-studenten tot volwassenen. Vanaf verschillende locaties in Overijssel en Gelderland bieden zij diverse opleidingen aan, waarin de zorg voor al wat leeft als een rode draad door iedere opleiding loopt. Duurzaamheid en innovatie zijn belangrijke begrippen voor het Zone.college; ze zijn voortdurend op zoek naar nieuwe technologische mogelijkheden. Toen de open dagen niet fysiek door konden gaan, heeft Zone.college gezocht naar nieuwe voorlichtingsmogelijkheden die zich online afspelen.
Aan de slag!
Door corona konden meerdere evenementen niet doorgaan die belangrijk waren voor het voorlichten van nieuwe leerlingen en studenten. âOnze voorlichting bestaat uit open dagen. Dan kunnen studenten en leerlingen sfeer proeven, docenten spreken, allemaal op een laagdrempelige manier. Normaliter begint dit in oktober tijdens de studiebeurs, maar deze werd gecancelled door corona. De open dag in november ging ook niet door. De ervaring leert dat open dagen een belangrijke factor zijn voor de studiekeuze van onze mbo studenten. Voor leerlingen van het voortgezet onderwijs is een open dag dĂ© uitgesproken mogelijkheid om de locatie te ontdekkenâ, vertelt Yvette, Adviseur marketing en communicatie.
âDe sfeer op een locatie voelen, de (praktijk)lokalen bezoeken en met docenten praten, geeft je een compleet beeld om een keuze voor een opleiding of mbo-studie te maken. Hoe kan je die beleving online verwoorden? Dat was een uitdaging!â
190
Gebruikers
350
effectieve chatgesprekken
3
weken tot livegang
âGeen âu vraagt, wij draaienâ-mentaliteit, maar een Customer Succes Manager die Ă©cht probeert mee te denken. Ik had wel echt het idee dat ik er een collega bij had.â
Een open dag online
Er werden diverse online platforms in het leven geroepen. Hierop kon men inloggen op een bepaalde datum, en een open dag online meemaken. Toekomstige studenten en leerlingen konden via die webinars chatten en Ă©Ă©n-op-Ă©Ă©n-gesprekken aanvragen met de huidige studenten. âWe vonden het heel belangrijk dat er gechat kon worden. Naar ons idee is de live chat een gemakkelijk communicatiemiddel, waarin we leerlingen en studenten snel van informatie kunnen voorzien, of bijvoorbeeld te verwijzen naar een webinar waar ze meer informatie kunnen ontvangen.â
âDe laagdrempelige manier van contact die je op een open dag ervaart, moest digitaal worden nagebootstâ, vult Customer Succes Manager Elmer aan. âOp een open dag stap je zo op iemand af wanneer je iets wil vragen. Dit wilden we online net zo gemakkelijk maken!â
Aan de slag!
âSamen met Watermelon zijn we gaan kijken naar de mogelijkheden. We hadden verschillende gebruikers nodig, werkend vanuit verschillende groepen. En dit alles tijdens verschillende events in januari. In excel ben ik aan de slag gegaan met een schema, waarop te zien was welke vraag doorverbonden moest worden naar welke gebruiker.â Door corona moest het ontwerpen van de chatbot, het bouwen van de chatbot en het instrueren van de gebruikers allemaal op afstand gebeuren. âHet was een behoorlijke organisatieâ, vertelt Yvette.
Een spannende vuurdoop
Bijna 200 studenten, leerlingen en docenten zaten paraat tijdens de open dagen om de vragen van de open-dag-bezoekers te beantwoorden. Bij elk chatgesprek probeer je de bezoeker zo goed mogelijk te helpen. âHoewel we van tevoren iedereen duidelijke instructies hadden gegeven, blijft het spannend. Je kunt de open dag immers niet âover doenâ wanneer het misgaat.â
Of de chat veel gebruikt werd? âMeer dan dat we hadden verwacht! We hadden niet een bepaald doel gesteld, omdat het een compleet nieuw concept was. De bezoekersaantallen van de website waren redelijk gelijk met het aantal bezoekers die normaliter naar onze open dagen komen. Maar het aantal chatgesprekken, dat was iets compleet nieuws. We hebben uiteindelijk veel gesprekken gevoerd: bijna 350 in totaal!â
De chatbot als online receptionist
Open dag-bezoekers kregen in de chat geen algemene medewerker te spreken, maar konden kiezen met wie ze in gesprek wilden gaan. Net zoals zij dat op een open dag zouden doen. âDe live chat moest ervoor zorgen dat de websitebezoekers in contact kwamen met iemand die hen meer informatie kon geven. Als een soort professionele dispatcher, wees de chatbot het juiste gesprek toe naar de juiste persoonâ, vertelt Elmer.
âVoor onze MBO-opleidingen was de chatbot zĂł ingericht, dat de bot allereerst naar de locatie vroeg waar de websitebezoeker de studie wilde doen. Daarna konden de bezoekers kiezen of zij met een docent, of met een student wilden chatten. Er werden maximaal drie vragen gesteld, waarna het chatgesprek werd doorgestuurd voor meer informatie. Zo werd de open dag ook online op een persoonlijke manier ingestoken.â
âVoor het voortgezet onderwijs was het een succesâ, zegt Yvette enthousiast. âLeerlingen en docenten vonden het erg leuk om te doen. Ook hebben we veel positieve feedback gekregen van de open dag-bezoekers. Ze hebben onze online expeditie als zeer prettig ervaren.â
Een hybride model
âTijdens Corona is Watermelon voor onze open dagen een uitkomst geweest,â zegt Yvette. âVoor volgend jaar gaan we kijken of er een hybride model mogelijk is. We zouden het toch zonde vinden om het concept van dit jaar compleet links te laten liggen, want er zijn toch altijd mensen die om de een of andere reden niet kunnen komen. Daarom gaan we er zeker naar kijken of volgend jaar een hybride vorm met fysieke open dagen en online open dagen mogelijk zijn.â
Zou je Watermelon aanraden?
Yvette: âWatermelon is een partner die heel snel bereikbaar is, met je meedenkt, en alles in een zeer korte tijd heeft gerealiseerd. We werkten met korte lijntjes en kregen snel reactie. Ook als iets niet gelijk goed ging, werd dit teruggekoppeld en netjes afgehandeld. De hele opzet was voor beide kanten nieuw, dus het was eigenlijk pionieren met zân tweeĂ«n. Ik had wel echt het idee dat ik er een collega bij had. Geen âu vraagt, wij draaienâ-mentaliteit, maar echt iemand die probeert mee te denken en alles op zoân korte tijd weet te realiseren. Vooral zo doorgaan!â