Verschillende klantenservice software systemen
Alexander Wijninga
| 5 min
Het hebben van een goed klantenservice orgaan is dé manier om je klanttevredenheid hoog te houden. Tevreden klanten blijven bij jouw bedrijf terugkomen en lopen daarom minder snel over naar de concurrent. Het verzorgen van uitstekende klantenservice is vaak lastig, maar gelukkig zijn hier hulpmiddelen voor. Door gebruik te maken van klantenservice software optimaliseer je snel en makkelijk de kwaliteit van je klantenservice. Dit artikel legt uit wat een klantcontactsysteem precies is, belicht verschillende klantenservice software systemen en zet de voordelen voor je op een rijtje!
Wat is klantenservice software?
Klantenservice software helpt je met prioriteiten stellen wanneer het aankomt op het beantwoorden van vragen, het helpt me tags toevoegen en met de samenwerking tussen medewerkers. Er is een sterk verband tussen verkoop en klantenservice, omdat de klantenservice het eerste echte aanspreekpunt met het bedrijf is. Wanneer je slechte service biedt, neemt de kans op wederkerende klanten af met 70%. Zorg daarom dat je een duidelijke structuur in je klantenservice orgaan hebt en dat je personeel precies weet welke gesprekken opgepakt moeten worden.
Welke soorten klantenservice software zijn er?
Er zijn veel verschillende soorten klantenservice of customer service software en welke het meest geschikt is voor jou hangt af van jouw bedrijf. Verschillende soorten komen met andere functionaliteiten, dus het is belangrijk dat je deze aandachtig doorneemt.
Callcenter software
Callcenter software gebruik je wanneer je als bedrijf veel gebruik maakt van een vaste telefoonlijn. Wanneer er altijd veel klanten tegelijk bellen is het soms lastig om ze allemaal snel te woord te staan. Deze software helpt je door klanten een welkomstbericht te laten horen, een keuzemenu aan te geven of door je te laten bellen met het vaste nummer met je mobiele telefoon. Zo is het helpen van klanten een stukje makkelijker en weten de klanten waar ze aan toe zijn.
Live chat software
Veel consumenten geven voorkeur aan het stellen van vragen via een live chat. Dit is ook gunstig voor een bedrijf, want hier help je mensen toch persoonlijk, maar heb je iets meer tijd en ruimte om antwoord te geven. Met live chat software laat je alle gesprekken binnenkomen op één platform. Zo zorg je voor een goed omnichannel klantcontact en genieten mensen dezelfde ervaring, ongeacht het kanaal waarvan ze gebruik maken. Door dit klantcontactsysteem is het een stuk makkelijker om goed te prioriteren welk gesprek eerst beantwoord moet worden.
Chatbot software
Chatbot software helpt je met het feilloos inrichten en trainen van een klantenservice chatbot. Een chatbot helpt je bij het opvangen van de eerste vragen van de livechat. Hierdoor bespaar je veel tijd van je personeel en krijgt de klant vliegensvlug antwoord. De chatbot leert steeds meer door middel van Artificial Intelligence en wanneer deze iets niet weet, leer je hem makkelijk een antwoord aan.
Ticketing software
Wanneer je gebruik maakt van ticketing software worden gesprekken met klanten automatisch omgezet in tickets. Deze tickets komen dan samen in een overzicht, waar je deze op volgorde van tijd afloopt. Door dit ticketingsysteem creëer je een duidelijk, rustig overzicht en weet je precies waar je aantoe bent.
De voordelen van verschillende klantenservice software systemen
Wanneer je deze verschillende soorten klantenservice software gebruikt, kleven daar veel voordelen aan. Naast de losse voordelen die zijn genoemd per categorie, zijn er algemene voordelen die gelden voor alle verschillende vormen:
1. Je gesprekken zijn altijd goed verdeeld over collega’s
Welke software je ook gebruikt, het helpt je met het klantcontactsysteem helpt je met het organiseren van binnenkomende gesprekken. Je stuurt ze makkelijk door naar bepaalde teams, waardoor je altijd iemand met expertise over het onderwerp aan het woord laat. Ook houd je zo beter overzicht, omdat je weet welke gesprekken waar klaarliggen.
2. Je houdt goed overzicht
Aangezien je een tool gebruikt, in plaats van dat je alles handmatig doet, bundel je makkelijk alle data. Door deze data inzichten verbeter je eenvoudiger je service. Kijk bijvoorbeeld naar hoeveel gesprekken er binnen zijn gekomen, hoe lang gesprekken gemiddeld duren en over welk onderwerp de meeste vragen gaan. Door dit in de gaten te houden optimaliseer je je service zo efficiënt mogelijk.
3. Je bespaart tijd
De verschillende klantenservice software systemen helpen je om tijd te besparen door efficiënter te werk te gaan. Vergeet het switchen tussen verschillende kanalen, maar zie alles in één gespreksoverzicht. Je hoeft niet meer na te denken over welk kanaal je eerst behandeld maar krijgt ze te zien op volgorde van tijd.
4. Je creëert goede klantprofielen
Afhankelijk van met welk bedrijf je in zee gaat zijn er opties om je klantcontactsysteem aan te sluiten. Hierdoor krijg je een goed beeld van wie je klant precies is en herken je deze wanneer hij of zij de volgende keer contact met je opneemt. Wanneer een klant aangeeft wat zijn of haar email adres is voeg je deze meteen toe. Hetzelfde geldt voor een woonadres, telefoonnummer of naam. Zo bied je een hyper persoonlijke service, zonder er veel tijd in te hoeven stoppen.
Wat kost klantenservice software
Hoeveel een klantcontactsysteem je precies gaat kosten hangt sterk af van welk systeem je voorkeur heeft. Vaak vind je dit makkelijk op de website van het bedrijf. Wat overlapt is de kostenbesparing. Afhankelijk van hoeveel taken de software overneemt bereken je de kostenbesparing op basis van het uurloon van je personeel. bij de verschillende klantenservice software systemen verschilt dit flink. Zo bespaar je met callcenter software tijd doordat een persoon meteen bij de goede persoon terecht komt, maar zal je geen volledige werkdagen tijd besparen. Verwelkom je echter een chatbot in je team, dan bespaar je snel 60 service uren per maand. Dit bespaart vanzelfsprekend ook veel kosten.
Alles in één
Bij Watermelon kies je niet voor één van de verschillende klantcontactsysteem, maar combineer je meerdere systemen in één platform. Zo implementeer je een chatbot, zie je alle live chat gesprekken en stel je zelf klantenservice teams samen. Werk naadloos samen vanuit een overzichtelijk overzicht en wijs gesprekken makkelijk toe aan jezelf of aan je collega’s. Laat jouw gesprekken oppakken door een chatbot en neem ze meteen over waar de kennis van jouw bot nog tekort schiet. Werk makkelijk mismatches weg en maak je chatbot steeds slimmer. Zo maak je optimaal gebruik van je tijd en moeite en zie je veel tevreden klanten tegemoet.
Gerelateerde artikelen
Best practices
GPT-3: De meest recente ontwikkeling in digitale Klantenservice - Impact, risico's en mogelijkheden
GPT-3, de nieuwste versie van OpenAI's 'Generative Pretrained Transformer' -model, is een belangrijke ontwikkeling in de wereld van kunstmatige intelligentie en chatbots.
Best practices
Je klantenservice automatiseren? Zo doe je dat!
Automatiseren is tegenwoordig eerder de regel dan de uitzondering. Het zal je verbazen hoeveel er tegenwoordig geautomatiseerd afgehandeld wordt; van vliegtickets boeken een tafeltje reserveren in je favoriete restaurant.