Hoe Leisurelands 95% van de klantvragen automatiseert
Met AI Agent Leila krijgen bezoekers 24/7 antwoord en houdt het team meer tijd over voor persoonlijk contact.
Leisurelands beheert bijna 20 recreatiegebieden in Gelderland en ontvangt jaarlijks ongeveer 4,5 miljoen bezoekers. Vooral tijdens het buitenseizoen, in weekenden en op feestdagen loopt het aantal klantvragen flink op. Met AI Agent Leila van Watermelon beantwoordt Leisurelands nu naar schatting 95% van de vragen zelfstandig, waarvan 42% buiten kantooruren plaatsvindt.
Terugkerende vragen zorgden voor steeds meer druk
De klantenservice van Leisurelands wordt grotendeels door één medewerker verzorgd, met ondersteuning van collega’s tijdens piekmomenten. Vooral aan het begin van het buitenseizoen en rond de verkoop van abonnementen kon de druk flink oplopen. Veel bezoekers stelden dezelfde vragen over parkeren, abonnementen of de regels op een recreatiegebied.
Na de overstap naar een nieuw parkeersysteem nam het aantal vragen verder toe. De mailbox bleef zich vullen en andere werkzaamheden bleven liggen. Omdat veel vragen eenvoudig en terugkerend waren, zag Leisurelands een duidelijke kans om die automatisch af te handelen.
‘Je klapt je laptop dicht en de volgende dag begin je weer. Dan heb je elke keer het gevoel alsof je al 2-0 achterstaat als je werkdag begint.’
95%
gesprekken geautomatiseerd
42%
buiten kantoortijden
1
week tot livegang
Via Burgers’ Zoo bij Watermelon terechtgekomen
Tijdens de zoektocht naar een AI-oplossing kwam Eline, Marketing- en communicatiemanager bij Leisurelands, in contact met Dennis van Burgers’ Zoo, die al met Watermelon werkte. Ze bezocht de dierentuin om zelf achter de schermen mee te kijken en te horen hoe de implementatie en het gebruik bevielen.
De combinatie van die aanbeveling, de demo en het persoonlijke contact gaf uiteindelijk de doorslag. Leisurelands kon zelf met het platform testen en had vanaf het eerste gesprek het gevoel dat er echt werd meegedacht over hun situatie.
Binnen een week klaar voor de eerste tests
Het opzetten van AI Agent Leila ging snel. Leisurelands beschikte al over een brandbook, terreinreglement en uitgebreide informatie op de website, die direct als bronnen konden worden toegevoegd. Binnen ongeveer een week was Leila ingesteld op B1-niveau en klaar voor de eerste interne tests.
De livegang liep vertraging op door een technisch conflict met Cookiebot op de website. Toen dat externe probleem eenmaal was opgelost, kon Leila live. De opluchting was zo groot dat het team haar ‘geboorte’ vierde met cake en roze muisjes.
‘Het werkte heel makkelijk en heel intuïtief. Voor de eerste tests was ze eigenlijk binnen ongeveer een week klaar.’
Ongeveer 95% van de vragen zelfstandig beantwoord
Leila beantwoordt inmiddels vragen over parkeren, openingstijden, abonnementen en de regels op verschillende recreatiegebieden. Ook uitzonderingen per locatie haalt ze uit de documenten van Leisurelands. Voor actuele informatie, zoals natuurbrandrisico, verwijst ze bezoekers naar de juiste pagina.
Via de koppeling met Shopware kan Leila ook persoonlijke vragen over abonnementen beantwoorden, zoals de looptijd of het gekoppelde kenteken. Duitse bezoekers worden automatisch in het Duits geholpen. Volgens Leisurelands wordt inmiddels naar schatting 95% van de vragen goed en zelfstandig beantwoord.
“Het was echt heel makkelijk en intuïtief in gebruik. Ze was in principe binnen ongeveer een week klaar voor de eerste tests.“
Eline, Marketing- en Communicatiemanager bij Leisurelands
Direct antwoord buiten kantoortijden
De klantenservice is in het weekend gesloten, terwijl bezoekers juist dan veel gebruikmaken van de recreatiegebieden. Inmiddels vindt 42% van de gesprekken met Leila buiten kantooruren plaats. Bezoekers krijgen daardoor ook ’s avonds, in weekenden en op feestdagen direct antwoord.
Tegelijkertijd houdt het team meer tijd over voor complexere vragen die persoonlijke aandacht nodig hebben. In plaats van steeds dezelfde vragen over parkeren, barbecueën of abonnementen te beantwoorden, kunnen medewerkers zich richten op situaties waarin persoonlijk contact echt waarde toevoegt.
