Hoe MeesterBaan 8 uur per week bespaart
Watermelon’s AI Agent Sanne beantwoordt vragen van werkzoekenden 24/7, wat het team acht uur per week bespaart.
MeesterBaan is sinds 1999 dé vacaturebank voor het onderwijs en behoort tot de vijf grootste vacaturesites van Nederland. Met slechts vier medewerkers had het team vaak moeite om alle terugkerende vragen van werkzoekenden bij te benen.
Door de introductie van Sanne, een AI-agent gebouwd met Watermelon, maakte MeesterBaan het voor kandidaten makkelijker om antwoorden te krijgen en bespaarde het team tegelijkertijd tijd op routinevragen. Het bedrijf schat dat het nu acht uur per week bespaart—het equivalent van een volledige werkdag.
Een klein team met een gestage stroom aan vragen
MeesterBaan werkt direct samen met scholen en is trots op haar persoonlijke service. Maar het werd steeds moeilijker om dezelfde mate van aandacht te geven aan elke werkzoekende.
Tijdens drukke periodes in het voorjaar ontving het kleine team 20 tot 30 e-mails per dag van kandidaten met vragen over vacatures, sollicitaties en carrières in het onderwijs. Er kwamen ook telefonisch vragen binnen, waarbij sommige gesprekken tot wel een half uur duurden. Op drukke dagen kostte het beantwoorden van vragen van kandidaten zo'n twee uur van de tijd van het team.
Veel van deze vragen gingen over dezelfde onderwerpen. MeesterBaan wilde kandidaten sneller antwoord geven zonder extra personeel aan te nemen.
100%
automatisch opgelost
8
uur per week bespaard
24/7
antwoorden voor alle kandidaten
Een oplossing die het team zelf kon beheren
MeesterBaan onderzocht verschillende AI-aanbieders, waaronder grote internationale chatbotplatforms. Sommige boden meer functionaliteit dan het team nodig had, tegen hogere kosten.
Watermelon viel op door de persoonlijke ondersteuning en de mogelijkheid om zelf een AI-agent te bouwen en beheren. In plaats van zich meteen vast te leggen, begon MeesterBaan met een praktische test.
Sanne bleek al snel nuttig bij het beantwoorden van terugkerende vragen. Het team merkte dat er minder e-mails van kandidaten binnenkwamen en dat er minder tijd werd besteed aan het beantwoorden van routinevragen, wat hen het vertrouwen gaf om door te gaan.
Eenvoudig in te stellen en te verfijnen
Om Sanne op weg te helpen, heeft MeesterBaan content van de website toegevoegd, samen met aanvullende documenten over werken in het onderwijs. Hierdoor beschikte de agent over informatie waaruit geput kon worden bij het beantwoorden van vragen over vacatures, opleidingen en carrièremogelijkheden. Het team heeft de chatwidget ook aangepast aan de huisstijl van MeesterBaan.
Naarmate er gesprekken binnenkwamen, verfijnde het team de antwoorden van Sanne. Als een antwoord verbetering behoefde, konden ze de instructies van de agent direct bijwerken. MeesterBaan gebruikt nu tientallen instructies om de antwoorden te sturen.
Minder tijd kwijt aan routinevragen
MeesterBaan meldt een merkbare afname in zowel e-mail- als telefonische vragen van kandidaten.
Tijdens drukke periodes ontving het team voorheen 20 tot 30 e-mails per dag van kandidaten; nu melden ze dat ze er niet meer dan vijf tot tien ontvangen. Op drukke dagen is de tijd die wordt besteed aan het beantwoorden van vragen van kandidaten gedaald van ongeveer twee uur naar circa 15 minuten.
Op basis van de afname in e-mail- en telefoonwerk schat MeesterBaan dat Sanne het team acht uur per week bespaart.
Sanne verwerkt maandelijks ongeveer 110 chats, allemaal via geautomatiseerde gesprekken. Kandidaten kunnen vragen stellen over sollicitaties, vacatures en werken in het onderwijs, ook in andere talen dan het Nederlands.
“Het deed precies waar we naar op zoek waren. We hebben nooit getwijfeld om over te stappen.“
Ian den Besten, Marketing, Data & Accountmanagement
Antwoorden buiten kantooruren
Bijna de helft van Sanne's gesprekken vindt plaats buiten kantooruren. Werkzoekenden die 's avonds of in het weekend vacatures bekijken, krijgen direct antwoord, zonder te hoeven wachten tot het team er weer is.
Voor MeesterBaan betekent dat meer tijd voor persoonlijk contact met scholen, terwijl ze kandidaten blijven ondersteunen tijdens hun zoektocht naar een baan.
Het team ziet ook kansen om Sanne verder te ontwikkelen. De ambitie is om van de agent een digitale loopbaanadviseur te maken die kandidaten helpt bij het verkennen van passende vacatures en het maken van loopbaankeuzes.
Voorlopig is de waarde vooral praktisch: snellere toegang tot informatie voor werkzoekenden en minder routinevragen voor een klein, druk team.
